As pessoas, singulares ou coletivas, que se encontrem sujeitas às regras de emissão de faturação em território português nos termos do artigo 35.º - A do Código do IVA e aqui pratiquem operações sujeitas a IVA.

Os documentos emitidos a partir de 01 de janeiro de 2023, deverão ser comunicadas à AT até ao dia 05 do mês seguinte.

Os elementos dos documentos podem ser comunicados à AT por uma das seguintes formas:

• Transmissão eletrónica de dados em tempo real (webservice);
• Comunicação no Portal das Finanças ou por linha de comandos do ficheiro multidocumento (Ficheiro normalizado estruturado com base no ficheiro SAF-T, criado pela Portaria n.º 321-A/2007, de 26 de março);
• Por inserção direta no Portal das Finanças.

Os agentes económicos estão obrigados a comunicar à AT os elementos que se encontram previstos no n.º 4 do artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 198/2012, de 24 de agosto:

• Número de identificação fiscal do emitente;
• Número da fatura ou do documento;
• Data de emissão;
• Tipo de documento;
• Número de identificação fiscal do adquirente que seja sujeito passivo de IVA, quando tenha sido inserido no ato de emissão;
• Número de identificação fiscal do adquirente que não seja sujeito passivo de IVA, quando este solicite a sua inserção no ato de emissão;
• Valor tributável da prestação de serviços ou da transmissão de bens;
• Taxas aplicáveis;
• O motivo justificativo da não aplicação do imposto, se aplicável;
• Montante de IVA ou Imposto de Selo liquidado;
• A menção “IVA – regime de caixa”, se aplicável;
• O número do certificado do programa que os emitiu;
• Identificação do documento de origem;
• Identificação do documento retificado;
• Identificação do país ou região do imposto;
• Código único de documento.

Sim, as faturas devem ser comunicadas ao sistema e-Fatura, conforme foram emitidas.

Não.
A AT já dispõe dessa informação aquando da sua emissão.

A obrigação de comunicação à AT dos elementos dos documentos emitidos aplica-se aos recibos comprovativos de pagamento emitidos por sujeitos passivos enquadrados no regime de IVA de caixa, ou emitidos a estes sujeitos passivos, quando estes os solicitem.

Os recibos de renda de imóveis não estão abrangidos pela obrigação prevista na lei.

Sim.
As faturas proforma são documentos de conferência e devem ser comunicados à AT.
De acordo com o nº1, do art. 3º, do Decreto-Lei n.º 198/2012, de 24 de agosto, devem ser comunicados, por transmissão eletrónica de dados, os elementos dos documentos de conferência de entrega de mercadorias ou da prestação de serviços.

As comunicações previstas no Decreto-Lei n.º 198/2012, de 24 de agosto, cujo prazo termine durante o mês de agosto, mantêm o prazo previsto naquele diploma, embora possam ser efetuadas, sem quaisquer acréscimos ou penalidades, até ao último dia daquele mês, independentemente de ser dia útil ou não.

A comunicação dos elementos constantes nos documentos retificativos de faturas é obrigatória e deve ser efetuada pela via que o Sujeito Passivo já utiliza para comunicar os elementos das faturas emitidas.

Para as faturas emitidas, a partir de 1 de julho de 2017, o ficheiro normalizado estruturado com base no ficheiro SAF-T (PT) deve observar o formato constante do anexo à Portaria n.º 302/2016, de 2 de dezembro, correspondente à versão 1.04_01, não sendo possível o envio de ficheiro em versões anteriores à legalmente exigida.

Através da consulta dos documentos comunicados no Portal das Finanças > e-Fatura > "FATURAÇÃO" > "EMITENTE" > "Consultar Documentos", pode verificar se a informação comunicada está de acordo com os documentos emitidos.
Confirmando-se a falta de comunicação de documentos, não é necessária a eliminação do ficheiro anteriormente comunicado. Será suficiente enviar novamente um ficheiro que contenha a totalidade dos documentos do período, onde estejam incluídos os documentos em falta.
A entrega de mais do que um ficheiro relativo aos mesmos documentos (totalmente igual a outro já entregue, ou que contenha alguns documentos já comunicados anteriormente) não gera documentos em duplicado no sistema e-Fatura.
Quando os ficheiros são processados, se um documento já constar da base de dados, ele é considerado como duplicado, não sendo novamente recolhido. Os documentos que alterem o estado ou não fizeram parte das submissões anteriores serão recolhidos.

É possível comunicar documentos que, após comunicação, passaram para o estado anulado (A). Para o efeito, a via de comunicação a usar será a mesma que foi inicialmente usada.

Os sujeitos passivos de IVA estão obrigados à conservação dos livros, registos e documentos de suporte, nos termos do artigo 52.º do CIVA. Caso disponha dos duplicados em suporte de papel e utilize um programa certificado, poderá proceder à recuperação dos documentos para o programa informático, seguindo-se as instruções previstas no ponto 2.5 do Despacho n.º 8632/2014 de 3 de julho, podendo depois ser exportado o ficheiro com os dados a comunicar.
Nos termos do art. 27º do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, os sujeitos passivos são obrigados a possuir cópias de segurança dos suportes eletrónicos, devendo os originais e as cópias de segurança serem armazenados em locais distintos e em condições de conservação e segurança necessárias a garantir a impossibilidade de perda dos arquivos.
É assim aconselhável implementar uma política de cópias de segurança de periodicidade obrigatória de forma a minimizar o volume de dados a recuperar e/ou a manutenção de duas ou mais base de dados em paralelo de forma que quando uma se corrompa a(s) outra(s) assegure(m) a continuidade da faturação.

No Portal das Finanças, está disponível uma funcionalidade para este efeito:
Serviços Tributários > Serviços > Autenticação de Contribuintes > Gestão de utilizadores > Criar Novo Utilizador, que permite, após autenticação, criar um perfil de "subutilizador".
Para a comunicação dos elementos das faturas por um subutilizador, o emitente deverá atribuir-lhe o perfil WFA - Comunicação de dados de faturas, fornecendo o nº de "subutilizador" e a respetiva senha de acesso.
Ao ser atribuído um perfil de subutilizador, o acesso é dado à área do e-Fatura e não ao tipo de operação que pode efetuar, permitindo a comunicação e consulta de documentos.
Esta funcionalidade permite aos sujeitos passivos organizar a distribuição interna dos acessos ao Portal das Finanças.
A responsabilidade de qualquer operação por parte de um subutilizador é sempre do sujeito passivo.

Tratando-se de um documento emitido a trabalhador independente e/ou empresário em nome individual, devem estes sujeitos passivos, identificar as despesas e encargos relacionados (total ou parcialmente) com a sua atividade empresarial ou profissional.
Quando o documento é referente a uma despesa pessoal, o adquirente deve indicar que as despesas "NÃO" são efetuadas no âmbito da atividade profissional.

A lota tem a obrigação de comunicar os elementos à AT.

Os códigos são: